Aviso de Prácticas de Privacidad de HIPAA

1. A quién aplica este aviso

Hinkapin Health LLC ("Hinkapin Health", "nosotros") trabaja con empleadores autofinanciados, administradores externos, asesores de beneficios y centros quirúrgicos para coordinar atención quirúrgica agrupada a precios publicados. Según el servicio que usted reciba, nuestras obligaciones conforme a la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud ("HIPAA") son diferentes. Lo explicamos aquí con claridad en lugar de dejarlo ambiguo.

2. Qué es la información de salud protegida

La información de salud protegida ("PHI", por sus siglas en inglés) es información que lo identifica y que se relaciona con su salud física o mental, la atención médica que recibe o el pago de esa atención. En nuestro trabajo, esto suele incluir su nombre y datos de contacto, su fecha de nacimiento, el procedimiento que tiene programado o que está considerando, el cirujano y el centro involucrados, su situación de seguro o de pago directo, los registros de autorización previa y de autorización médica, y los montos facturados y pagados.

No incluye la información que ha sido desidentificada de acuerdo con las normas de HIPAA; por ejemplo, las cifras agregadas de ahorro y volumen que informamos a un empleador, que no contienen información que pueda razonablemente identificar a ninguna persona.

3. Cómo usamos y divulgamos su información

Podemos usar y divulgar su PHI sin su autorización por escrito para los siguientes fines.

4. Proveedores de servicios y subcontratistas

Utilizamos proveedores de tecnología externos para operar nuestros formularios, el portal de clientes, la programación y las comunicaciones. Cuando alguno de esos proveedores pueda crear, recibir, mantener o transmitir PHI en nuestro nombre, exigimos un Acuerdo de Socio Comercial por escrito que lo obligue a proteger su información con el mismo nivel de exigencia que se nos aplica a nosotros y a informarnos de cualquier violación de seguridad. No vendemos su información ni permitimos que nuestros proveedores la usen para sus propios fines.

5. Otras divulgaciones permitidas y requeridas

Las leyes federales y estatales nos permiten o exigen usar o divulgar su PHI sin su autorización en las siguientes circunstancias:

• Cuando lo exija la ley: incluidas las divulgaciones exigidas por leyes, reglamentos u órdenes judiciales federales, estatales o locales.
• Actividades de salud pública: notificar enfermedades, lesiones, eventos vitales, defectos de productos o eventos adversos a las autoridades facultadas para recibirlos.
• Víctimas de abuso, negligencia o violencia doméstica: a las autoridades gubernamentales facultadas para recibir dichos informes.
• Supervisión de la salud: a organismos que realicen auditorías, investigaciones, inspecciones, trámites de licencias o procedimientos civiles, administrativos y penales.
• Procedimientos judiciales y administrativos: en respuesta a una orden judicial o administrativa, o a una citación o solicitud de exhibición de pruebas cuando se hayan dado las garantías requeridas.
• Cumplimiento de la ley: en las circunstancias limitadas que permite HIPAA, como identificar a un sospechoso o denunciar un delito cometido en nuestras instalaciones.
• Personas fallecidas: a médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias, según sea necesario para que cumplan con sus funciones.
• Donación de órganos y tejidos: a organizaciones de obtención de órganos, cuando corresponda.
• Investigación: cuando una junta de revisión institucional o una junta de privacidad haya aprobado una exención de autorización y se cuente con los protocolos requeridos.
• Para evitar una amenaza grave: para prevenir o reducir una amenaza grave e inminente para la salud o la seguridad de usted o de otras personas.
• Funciones gubernamentales especializadas: actividades militares y de veteranos, seguridad nacional e inteligencia, servicios de protección e instituciones correccionales.
• Compensación laboral: según lo autoricen las leyes de compensación laboral y en la medida necesaria para cumplirlas.

6. Usos que requieren su autorización por escrito

Fuera de los fines descritos anteriormente, no usaremos ni divulgaremos su PHI sin su autorización por escrito. Su autorización por escrito siempre es necesaria para:

• Comunicaciones de marketing, cuando recibiríamos un pago de un tercero por realizarlas;
• Cualquier venta de su información de salud protegida; tenga en cuenta que, además, la ley de Texas prohíbe la venta de PHI salvo en circunstancias muy limitadas;
• Notas de psicoterapia, cuando existan, con excepciones limitadas.

Puede revocar una autorización por escrito en cualquier momento. La revocación detiene cualquier uso o divulgación futura amparada en esa autorización, pero no anula las divulgaciones ya realizadas con base en ella.

7. Sus derechos

Usted tiene los siguientes derechos con respecto a la información de salud protegida que conservamos sobre usted. Para ejercer cualquiera de ellos, comuníquese por escrito con nuestro Oficial de Privacidad utilizando los datos de la Sección 12. Si conservamos su información como socio comercial de su plan de salud, enviaremos su solicitud al plan y apoyaremos su respuesta.

8. Derechos adicionales conforme a la ley de Texas

La Ley de Privacidad de Registros Médicos de Texas (Código de Salud y Seguridad de Texas, Capítulo 181), modificada por el Proyecto de Ley de la Cámara 300 (House Bill 300), otorga a los residentes de Texas protecciones que van más allá de la ley federal HIPAA. Cuando la ley de Texas ofrece más protección que HIPAA, seguimos la ley de Texas.

• Acceso más rápido a los registros electrónicos. Cuando sus registros se mantienen en un sistema de historia clínica electrónica, usted tiene derecho a recibir una copia dentro de los 15 días hábiles posteriores a una solicitud por escrito, en lugar de los 30 días que permite la ley federal.
• Aviso de divulgación electrónica. La Sección 181.154 del Código de Salud y Seguridad de Texas exige que se le notifique si su información de salud protegida está sujeta a divulgación electrónica. Este aviso, publicado en nuestro sitio web, constituye dicha notificación. Podemos divulgar su PHI electrónicamente para tratamiento, pago y operaciones de atención médica, según se describe en la Sección 3. La divulgación electrónica para cualquier otro fin requiere su autorización por escrito por separado, a menos que la divulgación esté autorizada o sea exigida por la ley de otro modo.
• No se vende su información. La ley de Texas prohíbe la venta de información de salud protegida salvo en circunstancias definidas de manera muy limitada. No vendemos su información.
• Personal capacitado. La ley de Texas exige que nuestro personal reciba capacitación sobre las leyes estatales y federales de privacidad de la información de salud dentro de los 90 días posteriores a su contratación, y nuevamente cuando cambios importantes en la ley afecten sus funciones. Conservamos registros de esa capacitación.
• Cumplimiento. El Capítulo 181 es aplicado por el Fiscal General de Texas y conlleva sanciones civiles independientes de la aplicación federal de HIPAA.

9. Nuestras responsabilidades

• La ley nos exige mantener la privacidad y la seguridad de su información de salud protegida.
• Le informaremos sin demora si ocurre una violación de seguridad que pueda haber comprometido la privacidad o la seguridad de su información.
• Debemos cumplir con las obligaciones y las prácticas de privacidad descritas en este aviso y entregarle una copia del mismo.
• No usaremos ni compartiremos su información de otra manera que la descrita aquí, a menos que usted nos autorice por escrito. Si nos autoriza y luego cambia de opinión, puede revocar esa autorización por escrito en cualquier momento.
• Mantenemos salvaguardas administrativas, físicas y técnicas diseñadas para proteger su información, incluidos controles de acceso, cifrado de los datos en tránsito y en reposo, capacitación del personal y acuerdos por escrito con cada proveedor que maneja su información en nuestro nombre.

10. Cambios a este aviso

Podemos modificar este aviso, y los cambios se aplicarán tanto a la información que ya conservamos como a la que recibamos en el futuro. La versión vigente siempre estará publicada en hinkapinhealth.com/es/hipaa-notice, con su fecha de vigencia indicada en la parte superior. Le proporcionaremos una copia si la solicita.

11. Quejas

Si considera que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentar una queja ante nosotros, ante el gobierno federal o ante el Estado de Texas. No tomaremos ningún tipo de represalia contra usted por presentar una queja.

12. A quién contactar

Para cualquier pregunta sobre este aviso, para ejercer cualquiera de los derechos descritos en la Sección 7 o para solicitar una copia impresa, comuníquese con nuestro Oficial de Privacidad:

Si su información está en manos del plan de salud grupal de su empleador y actuamos únicamente como socio comercial de ese plan, comuníquese con el administrador de su plan para ejercer sus derechos. Si no está seguro de quién es, se lo indicaremos.